İnternetin yaygın olarak kullanımı, hayatın her alanında dijital yöntemlerin hızla gelişmesine vesile oldu. İş dünyası da bu gelişmelerden en çok etkilenen alanlar arasında yer alıyor. E-ticaret ve mikro ihracat gibi birçok farklı alanın doğmasını beraberinde getiren sanal dünya, günümüzde sanal ofis kavramıyla da karşımıza çıkıyor.
Günümüzde sık sık gündeme gelen ve genellikle de şahıs şirketleri gibi KOBİ kapsamında yer alan işletmeler, sanal ofislerden yararlanıyor. Bu nedenle sanal ofis ile ilgili merak edilen konuları sizin için derledik.
Sanal Ofis Nedir?
Yasal olarak bir şirketin kurulabilmesi ve faaliyetlerini devam ettirebilmesi için adres göstermesi zorunlu. İlk olarak Kuzey Amerika ülkelerinde çıkan bir iş yeri kiralama konsepti olan sanal ofisler de şirketlerin bir adresi kiralamasına ve bu adresi iş adresi olarak göstermesine yarayan modelin adı.
Genellikle sanal ofisler, evden çalışma düzenini tercih eden girişimler veya şahıs şirketleri gibi KOBİ’ler tarafından tercih ediliyor. Yani başka bir deyişle fiziksel bir ofise ihtiyaç duymayan şirketler tarafından bu yöntem kullanılıyor.
Sanal ofislerde şirketlere iletilmek üzere posta, evrak, fatura veya kargo gibi her türden gönderi kabul ediliyor. Yani kargo veya posta gibi işlemler için ekstra bir adres verilmesine gerek kalmıyor.
Sanal Ofis Hizmeti Nasıl Alınır?
Sanal ofis kiralamak isteyen işletmelerin, bu konu üzerine uzmanlaşmış ofis kiralama şirketlerine başvurması gerekiyor. Şirketler genellikle çeşitli paketler sunuyor. Bu paketler içerisinde bazı ekstra haklar bulunuyor. Kısaca genel paket bilgileri şöyle sıralanıyor:
•
Giriş seviyesi: Adres gösterimi ile posta, evrak ve kargo kabulü yapılıyor.
•
Orta seviye: Giriş seviyesine ek olarak telefon hizmeti veriliyor. Şirket arandığında santral, şirket adına telefonu cevaplıyor ve konu ile ilgili olarak şirketi bilgilendiriyor.
•
Üst seviye: Orta seviyeye ek olarak toplantı salonlarının ayda 1 kere gibi belirli bir sınırla kullanılabilmesi sağlanıyor.
Ayrıca tüm bunlara ek olarak ofis kiralama şirketleri ek paketler de sunabiliyor. Böylece ayda 1 gün beraber çalışmak isteyen şirketler için ofis alanları gibi ekstra hizmetler alınabiliyor.
Sanal Ofis Yasal mı?
Sanal ofisler, Türkiye’de yasal olarak kullanılabilecek bir yöntem. Zaten sanal ofislerin çıkışında da yasal gerekçeler bulunuyor. Bunlardan en önemlisi ise adres gösterme.
Türkiye’de halihazırda bir şirket kurmak isteyen kişilerden, kira sözleşmesi veya varsa tapunun ibrazı gerekiyor. Aksi takdirde şirket kurulabilmesi mümkün olmuyor. Sanal ofis hizmetleri de bu kapsamda yasal olarak değerlendiriliyor. Ancak dünyanın geneli için durum daha farklı olabiliyor. Bu nedenle de Türkiye dışında sanal ofis kiralamadan önce ilgili ülkenin yasal mevzuatlarının incelenmesi gerekiyor.
Sanal Ofisin Avantajları Nelerdir?
Sanal ofislerin en önemli avantajı, kira ücretlerinin çok düşük olması. Ayrıca bir ofis tutulduğunda ofis malzemeleri, su ve elektrik gibi birçok farklı gider kalemi daha bulunuyor. Sanal ofis sayesinde bunların da ödenmesine gerek kalmıyor.
Kira dışında sanal ofislerin bir diğer önemli avantajı, posta veya kargo gibi gönderilerin her daim kabul edilmesi. Böylece geri çevrilmiş kargo gibi bir durum söz konusu olmuyor. Ayrıca normal şartlarda sahada çalışan şirketlerin, gelen gönderileri teslim alması için bir kişi görevlendirmesi gerekiyor. Yani kiraya ek olarak çalışan maliyeti ekleniyor. Ancak sanal ofis ile bu durum ortadan kalkıyor.
Kısacası sanal ofisler, özellikle sahada faaliyet gösteren veya evden çalışma düzenine geçen şirketler için büyük bir mali kolaylık sağlıyor.
Türkiye İş Bankası’nın DijiKolay hizmeti içerisinde sunmuş olduğu Sanal Ofis Çözümü ile
DijiKolay müşterileri WorqCompany’den sanal ofis hizmetlerine avantajlı fiyatlarla ulaşabiliyor.