İş hayatının işleyişini sağlayan önemli yapı taşlarından biri de e-postalardır. Kurum içi yazışmalar, müşterilerle iletişim, resmi yazışmalar, tedarikçi firmalar ile iletişim, dosya, belge gönderme vb. işlemlerin hepsinde e-posta hizmetinden faydalanılır.
Büyük, orta ya da küçük ölçekli tüm firmalar için e-posta olmazsa olmazdır. Peki, iyi organize edilmiş, hitabeti düzgün, alıcının tüm detayları rahatlıkla anlayabileceği ve alıcının gözünde firmanın itibarını kuvvetlendiren e-postalar yazmak için neler yapılmalıdır?
İş Bankası blog olarak bu yazımızda e-posta yazarken dikkat edilmesi gerekenleri derledik.
Profesyonel E-posta Adresi Tercih Edin
Özellikle iş süreçlerinizde ve resmi yazışmalarınızda firmanızın web site uzantısına sahip e-posta adresi kullanmanız oldukça önemlidir. Çünkü, kurumsal e-posta müşterilerinizin gözünde sizi güvenilir kılar. Hem firmanızın hem de sizin itibarınızı destekler.
Bir firmaya bağlı çalışmıyorsanız ve yazışmalarınızı kişisel e-posta hesabınız aracılığıyla yönetiyorsanız e-postanız mutlaka adınız ve soyadınız ile olmalıdır. Anlamsız harfler, sayılar içeren ya da itibarınızı zedeleme ihtimali yüksek olan isimlerden oluşan e-posta adresleri, resmi yazışmalarda kesinlikle kullanılmamalıdır.
Mesajınız E-posta Gönderimine Uygun mu?
E-posta; hız, iş takibi, arşivleme özelliği sunması gibi açılardan birçok iletişim aracından daha avantajlı olsa da her durum için e-posta göndermek uygun olmayabilir. Örneğin, bahsedeceğiniz konu detayları fazla olan ve e-posta göndermeden önce önden telefon görüşmesi yapmanızı gerektiren bir konu olabilir. Ya da konunun tamamının telefonda görüşülmesi iletişimin etkisini arttırmak ve hemen karar almak açısından daha mantıklı olabilir. Yani e-posta göndermeden önce konunun yazı diline uygun olup olmadığını düşünmelisiniz.
Konu Adınız E-Posta Metninizin İçeriğiyle Örtüşsün
E-postanızın konu kısmı; mailin içeriği hakkında bilgi veren, konunun önemini ya da aciliyetini bildiren bölümdür. Öncelikle, e-postanızda konu kısmını kesinlikle doldurmalısınız. Mevcut e-posta sistemleri konu yazılmadan gönderilmek istenen e-postalar için konu yazılmadığına dair uyarı gönderse de bazen aceleyle gönderilen e-postalarda bu uyarı dikkate alınmayabiliyor. E-postanızı çok acil göndermeniz gerekse bile “Konu” kısmını kesinlikle ihmal etmemelisiniz.
Konunuz, e-posta içeriğinizi karşılamalıdır. Örneğin, son yapılan toplantı notlarını atarken “Toplantı Notları” yazmak yerine; “20.12.2020 – X Firması Toplantı Notları” yazmak çok daha açıklayıcı olacaktır ve ileride e-posta ararken de kolaylık sağlayacaktır.
Nasıl Hitap Etmelisiniz?
Özellikle iş ile ilgili ilk yazışmalarınızda Hanım / Bey şeklinde hitap etmek en doğrusudur. Karşınızdaki kişi kendisine sadece ismiyle hitap edilmesini istiyorsa, bunu size belirtecektir.
Aynı şekilde iki ismi olan kişilere de iki ismini de kullanarak hitap edebilirsiniz. Örneğin; Ayşe Selin isimli birisiyle ilk defa yazışacaksanız; “Ayşe Selin Hanım” şeklinde giriş yapabilirsiniz. Alıcı, bu iki isimden birini kullanıyorsa yazışmalarınız esnasında “Sadece Ayşe Hanım demeniz yeterli.” gibi bir dönüş yapacaktır.
E-posta Dilinizi Doğru Seçin
Yazı dili birçok noktada konuşma diline göre daha avantajlı olsa da karşı tarafın bu iletişim esnasında sizi ve mimiklerinizi görmemesi iletişim kazalarına ya da yanlış anlaşılmalara sebep olabilir. Bu sebeple, e-postanızı oluştururken doğru kelimeleri seçtiğinizden ve yazı dilinizin kibar olduğundan emin olmalısınız.
Karşı tarafa e-postanızı göndermeden önce metninizi mutlaka alıcı gözüyle okuyun ve konuyu doğru aktarıp aktarmadığınızı kontrol edin. Unutmayın ki her şeyin doğru aktarıldığı ve nezaket kuralları çerçevesinde yazılan bir e-posta, işlerin yapılma sürecini hızlandırırken, karşı taraf ile iletişiminizin gelişmesini, dolayısıyla size ve firmanıza saygı duyulmasını sağlar.
Net Olun
Mesai saatleri boyunca, herkesin yoğun bir çalışma programı vardır ve hiç kimse herhangi bir konuyu anlamak için gereğinden fazla zaman harcamak istemez. Bu sebeple mailinizin gerekli tüm bilgileri barındırdığından ve net bir anlatıma sahip olduğundan emin olun. Çünkü karşınızdakinin e-postanızı okumak ve cevaplamak için sadece 2-3 dakikası olabilir.
Yazım ve Noktalama Kurallarına Dikkat Edin
Özellikle iş yazışmalarınızı yaparken, çalıştığınız firmayı temsil ettiğinizi unutmayın. E-postanızın yazım hataları barındırması, firmanızın prestijini olumsuz etkileyebilir. Günümüzde, dokunmatik cihazlarla yapılan yazışmalarda otomatik düzeltmeden kaynaklanan sorunlar sık sık yaşanabiliyor. Anlamı olmayan kısaltmalar ya da yazım hataları alıcının e-postanızı doğru anlayamamasına dolayısıyla iletişim kazaları oluşmasına sebep olabilir. Bunu engellemek için yazdığınız metni mutlaka inceleyin ve anlatım bozuklukları, kelime hataları, noktalama işareti eksiklikleri varsa gerekli düzenlemeleri yapın.
Metninizi İyi Kurgulayın
Metninize, bahsedeceğiniz konuların genel olarak yer aldığı ufak bir giriş ile başlamalısınız. Bu alıcının, aklında bir kroki oluşmasına yardımcı olacaktır. Sonrasında ele aldığınız konuları ayrıntılı olarak yazabilir, ilgili maddeler ekleyebilirsiniz.
Sonuç bölümünde ise, konuyu toplayarak beklentilerinizi ve konunun sonuçlanma tarihi, süreci vb. bilgileri yazabilirsiniz.
Mailinizde ekli dosyalar varsa, metin içinde ek ile ilgili olan kısımlarda ya da e-postanın sonunda, ilgili dosyaların ekte yer aldığını da mutlaka yazmanızı tavsiye ederiz. Çünkü bazı durumlarda alıcılar e-posta metnine odaklanıp, ekli dosyaları gözden kaçırabiliyor.
Sadece İlgili Kişilere Gönderin
E-postanıza yanlış kişileri eklemek ya da henüz e-posta metninizi tamamlamadan yanlışlıkla gönder tuşuna basmak gibi durumlardan kaçınmak için, alıcı adreslerini girmeden önce metninizi tamamlamanızı ve başlığınızı yazmanızı tavsiye ederiz. Böylece, metnin tamamlanmadan gönderilmesi ya da yanlış alıcılara gitmesi gibi ihtimalleri en aza indirmiş olursunuz.
Burada yer alan yatırım bilgi, yorum ve tavsiyeleri yatırım danışmanlığı kapsamında değildir. Yatırım danışmanlığı hizmeti, yetkili kuruluşlar tarafından kişilerin risk ve getiri tercihleri dikkate alınarak kişiye özel sunulmaktadır. Burada yer alan yorum ve tavsiyeler ise genel niteliktedir. Bu tavsiyeler mali durumunuz ile risk ve getiri tercihlerinize uygun olmayabilir. Bu nedenle, sadece burada yer alan bilgilere dayanılarak yatırım kararı verilmesi beklentilerinize uygun sonuçlar doğurmayabilir. İşbu blog sayfası aracılığı ile sunulan tavsiyelere dayanarak alınan/alınacak yatırım kararlarının ve yapılan/yapılacak alım satım vb. işlemlerinden ve bu işlemlerin olası neticelerinden Türkiye İş Bankası A.Ş. herhangi bir surette sorumlu değildir.